Einsatz von Informationssystemen in der Kommunalverwaltung

In Zeiten leerer Kassen wird immer öfter die Steuerung der öffentlichen Verwaltung unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten gefordert. Die dabei ins Spiel gebrachten Begriffe wie „Kontrolle“, „Leitung“ und „Optimierung“ kann man dem Bereich des betrieblichen Controllings zuordnen, wie es auch in der Privatwirtschaft üblich ist, nur mit spezifischer Aufgabenstellung. Die Struktur ist hierbei mit einem Regelkreis vergleichbar, den es zu gestalten gilt. Dieses ist jedoch ohne den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien in der öffentlichen Verwaltung nur schwerlich zu erreichen. Ein Lösungsansatz könnte daher die Einführung eines Informationssystems sein, das die im Verwaltungssystem anfallenden Prozessabläufe kontrolliert, leitet und optimiert. Prozesse sind hierbei alle betrieblichen Abläufe von der Aufgabenstellung als Eingangsgröße über die Ablauf- und Ressourcenplanung bis zur internen oder externen Rechnungslegung. Da die Kommunalverwaltung ein komplexes Gebilde mit vielerlei Facetten ist und diese Vielfältigkeit den Umfang einer Diplomarbeit bei weitem sprengen würde, wurde das Thema auf den kommunalen Bauhof als Teilbestandteil der öffentlichen Verwaltung fokussiert. Die Einschränkung war deshalb praktikabel, da der kommunale Bauhof aufgrund seiner vielschichtigen Aufgaben und den damit einhergehenden Verwaltungsabläufen selbst ein Spiegelbild der „großen“ Verwaltung darstellt und auch geeignete Schnittstellen zur späteren Einbindung in das Gesamtgebilde „Verwaltung“ vorhanden sind.

Am Beispiel des kommunalen Bauhofes geht die Arbeit der Frage nach, wie der Einsatz eines Informationssystems in der Kommunalverwaltung erfolgen und wie ein derartiges Informationssystem aussehen kann. Dabei wird das Ziel verfolgt, dessen Einsatz im kommunalen Bauhof unter dem Gesichtspunkt einer möglichst großen Transparenz darzustellen, wobei der Informationssystemeinsatz vom Verfasser dieser Arbeit von Anfang an als Teil eines Organisationsentwicklungsprojektes im kommunalen Bauhof angesehen wird. Zuerst müssen die organisationsspezifischen Probleme gelöst werden, indem die Prozesse im System „Bauhof“ identifiziert, analysiert und optimiert werden. Erst dann kann ein zum System passendes Informationssystem konzipiert werden, denn nur optimierte Prozesse und Abläufe bilden die Voraussetzung für ein wirtschaftliches Handeln der kommunalen Bauhöfe. Die Arbeit beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der Prozessgestaltung im kommunalen Bauhof. Neben der theoriegestützten, prozessbezogenen Ableitung anhand eines praktischen Beispiels sollen Ansätze zur Beschreibung und Gestaltung von Informationssystemen für den kommunalen Bauhof gegeben sowie die grundlegende Vorgehensweise für den Einsatz eines Informationssystems in der Kommunalverwaltung am Beispiel des kommunalen Bauhofes aufgezeigt werden.

Im Rahmen einer Umfrage wurde die Situation in 77 ausgewählten Bauhöfen erhoben. Die hieraus gewonnenen Daten und Informationen wurden analysiert und dienten in der Folge als Grundlage für die Modellierung der betrieblichen Prozesse. Anhand dieser Prozess-Struktur konnte dann ein Konzept eines Informationssystems für den typischen Bauhof entworfen werden. Ziel der Arbeit war es, den Einsatz von Informationssystemen unter dem Gesichtspunkt einer möglichst großen Transparenz und einer Optimierung der Abläufe in den kommunalen Bauhöfen aufzuzeigen.

Das erste Kapitel leitet in die Arbeit ein. Anschließend werden die für das Verständnis der Arbeit wichtigen Grundbegriffe vorgestellt (Kapitel 2). Ausgehend vom Ist-Zustand kommunaler Bauhöfe wird im dritten Kapitel die Gestaltung kommunaler Prozesse ausführlich erläutert und an einem Kernprozess beispielhaft dargestellt. Hierauf aufbauend wird im vierten Kapitel ein Konzept für ein Informationssystem unter dem Gesichtspunkt des Einsatzes im kommunalen Bauhof und der Einbindung in ein bestehendes kommunales Datenverarbeitungssystem erstellt. Kapitel fünf erläutert die Realisierung des Informationssystemeinsatzes anhand zweier bereits auf dem Markt befindlicher Bauhof-Informationssysteme und stellt deren Vor- und Nachteile dar. Das abschließende Kapitel 6 fasst die Ergebnisse zusammen und nimmt eine kritische Würdigung des Erreichten vor.

Die Arbeit ist im Diplomica-Verlag erschienen (ISBN 978-3-8324-7279-5). Sie kann dort als eBook, Paperback oder als CD bezogen werden.
Link: http://www.diplom.de/Diplomarbeit-7279/Einsatz_von_Informationssystemen_in_der_Kommunalverwaltung.html


Danksagung:

Ich möchte mich bei den 77 Städten und Gemeinden recht herzlich dafür bedanken, dass sie meinen Fragebogen gewissenhaft ausgefüllt und schnell zurückgesandt haben. Hierdurch war schon sehr frühzeitig ein Trend erkennbar, der für meine weitere Ausarbeitung eine große Hilfe war. Mein besonderer Dank gilt Herrn Dr. Keil, der mir während meiner Diplomarbeit als Betreuer beratend zur Seite stand.

Dieter Schwarz
Dipl.-Inform. (FH)

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